L’attività di descrizione ha avuto come obiettivo la rappresentazione dell’Archivio storico Luce come un complesso documentario archivistico, una struttura articolata, composta di diversi aggregati documentali: ci si è quindi attenuti alle norme ISAD per la descrizione multilivello dei fondi.
Per la descrizione catalografica del materiale audiovisivo si è tenuto conto delle “Cataloguing Rules For Film Archives” pubblicate nel 1991 dalla Federazione internazionale degli archivi di film (Fiaf).
La scheda realizzata prevede 7 aree di descrizione. Gli elementi identificativi, “anagrafici” e di descrizione del contenuto del singolo documento audiovisivo sono separati dalle informazioni di carattere tecnico, di descrizione fisica di ciascuna copia di film conservata in archivio.
Per la realizzazione della scheda di magazzino si è tenuto conto del modello descrittivo previsto dalla Fiaf.
Le norme Fiaf trattano invece marginalmente -nell’area riservata alle note – la descrizione del contenuto dei documenti audiovisivi, che assume invece un’importanza decisiva per l’accesso al materiale filmico. La scheda catalografica realizzata è analitica: articolata in aree per la descrizione del contenuto, prevede l’inserimento di parole chiave (organizzate in authority file) per le informazioni sui soggetti, i luoghi, le persone documentati dai filmati, e un campo a testo libero per la descrizione delle sequenze.
Per la descrizione del patrimonio fotografico si è tenuto conto del modello dati messo a punto dall’ICCD per la descrizione delle fotografie e delle collezioni fotografiche, la Scheda F: la scheda catalografica realizzata è un adattamento al tracciato dell’ICCD . Al tempo stesso si è tenuto conto del modello di descrizione adottato per l’archivio cinematografico, prevedendo aree per l’inserimento di parole chiave, campi di descrizione testuale. Il risultato ottenuto è una perfetta integrazione tra i due “sottoinsiemi” documentari.