Ibc-archivi il sistema degli archivi territoriali integrati

di 8 ottobre 2010 0

LIbc – l’Istituto per i beni artistici culturali e naturali -dell’Emilia Romagna  ha scelto xDams per il riordino, l’inventariazione dei fondi degli archivi storici (di enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) delle proprie province

Ibc-archivi” è il nome del progetto, che persegue l’obiettivo di promuovere la valorizzazione del patrimonio archivistico del territorio, rendendo disponibile on-line per tutti gli utenti l’insieme delle risorse documentarie e informative, organizzando sul territorio una rete di servizio partecipata degli archivi storici, favorendo l’adozione di metodologie, standard, descrizioni e procedure omogenee per le attività di documentazione.

Anche la Fondazione Cassa di Risparmio di Modena, promotrice del progetto “Archivi-a-Mo” finalizzato alla salvaguardia e alla valorizzazione delle fonti documentarie locali, ha aderito al sistema IBC-Archivi, per il riordino, l’inventariazione, la pubblicazione on-line, dei fondi degli archivi della provincia di Modena.

L’Ibc gestisce un patrimonio di descrizioni archivistiche su supporto elettronico di oltre 300 complessi archivistici inventariati prevalentemente con altri sistemi informativi.

La costruzione del sistema informativo Ibc ha previsto il recupero integrale delle diverse basi dati preesistenti: sono stati importati in xDams, con la codifica XML dei dati secondo la DTD EAD (Encoded Archival Description) gli inventari informatizzati gestiti dall’applicativo Sesamo(sono attualmente confluiti in “Ibc archivi” gli inventari di circa 100 fondi archivistici di 12 comuni).

Nella piattaforma è stata importata, ed integrata in un unico repository, la banca dati del CAStE-R, ovvero le analitiche informazioni descrittive degli istituti conservatori raccolte con il Censimento degli archivi storici dell’Emilia Romagna e gestite con un applicativo ad hoc.

Per l’importazione del database in xDams le informazioni sui soggetti conservatori sono state mappate con lo standard ISDIAH (International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings) recentemente pubblicato dall’ ICA (International Council on Archives)e convertite in XML. Per la realizzazione della banca dati XML  il modello dati seguito è EAG (Encoded Archival Guide), una DTD messa a punto dall’amministrazione spagnola per la conversione in XML delle informazioni raccolte sugli archivi conservati in Spagna e nei paesi latino-americani.

Gli inventari informatizzati e le informazioni descrittive di 359 istituti conservatori relativi a 1713 complessi archivistici importati sono stati integrati con le tre banche dati per gli authority (Persone e famiglie, Enti e istituzioni, Toponimi) e gli strumenti di accesso e ricerca di dati ed oggetti digitali della piattaforma xDams.

Alla base del progetto “Ibc archivi” vi è l’idea che la variabilità di soluzioni adottate a livello locale non debba essere soffocata dall’unificazione degli strumenti da usare; che la variabilità sia una ricchezza, poiché in grado di rappresentare e interpretare la diversità delle realtà territoriali, le specifiche condizioni operative, le conoscenze già sedimentate.

Dal punto di vista tecnologico:

  • le banche dati XML sono interrogabili da agenti esterni attraverso protocolli standard di comunicazione come OAI-PMH;
  • la base informativa è interamente indicizzabile dai motori di ricerca, che rappresentano oggi il primo e il principale canale di accesso, consultazione e fruizione delle informazioni su Internet.

L’Ibc ha inoltre definito per i complessi archivistici in rete un tracciato comune di codifica delle informazioni preesistenti e nuove, promuovendo metodologie, standard, descrizioni e procedure omogenee per le attività di documentazione di circa 126 soggetti produttori.

Il sistema completo di content management della documentazione che gestisce sia le operazioni in back office di inserimento e modifica dei dati, che la pubblicazione on-line dei contenuti è alla base del portale di accesso e consultazione in rete degli archivi realizzato da Regesta.exe, in collaborazione con 3D informatica, all’interno del portale IBC-Regione Emilia Romagna: IBC-archivi è infatti alimentato dalla piattaforma xDams.

La navigazione del sito è semplice, immediata ed efficace: un’unica interfaccia di accesso permette di consultare le diverse sezioni del sistema informativo, le banche dati, e avviare ricerche multi archivio su tutto o parte del sistema informativo.

La completa riutilizzabilità dei dati e delle funzioni di ricerca e navigazione in altri ambienti è assicurata da strumenti di integrazione dinamica (Web Services), autonome applicazioni di pubblicazione di singoli inventari, accedendo ai singoli record XML.

archivi.ibc.regione.emilia-romagna.it

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