Per assicurare l’omogeneità e l’uniformità della descrizione archivistica, garantire interoperabilità e la riusabilità delle risorse d’archivio le informazioni descrittive sono raccolte e strutturate in banche dati archivistiche in formato XML (eXtensible Markup Language), standard internazionale di comunicazione e di conservazione fisica dei dati.
I documenti presenti nel web sono principalmente documenti testuali, a cui possono essere associati oggetti grafici e in taluni casi moduli software; per questa ragione è possibile introdurre in ambiente digitale anche gli strumenti di ricerca archivistici – siano essi guide, inventari, repertori – tradizionalmente consultati in formato cartaceo. Nel momento in cui le risorse archivistiche vengono rese disponibili in ambiente elettronico è però auspicabile che il contenuto informativo risieda in un formato standard, ossia una specifica norma condivisa da una comunità, in grado di favorire la condivisione di oggetti, metodi e processi finalizzati all’interoperabilità degli stessi. In tal modo viene garantita sia la comunicazione tra hardware e software diversi (portabilità interpiattaforma), sia la stabilità e riusabilità delle risorse stesse.
Il linguaggio di codifica testuale XML (Extensible Markup Language) è emanato dal World Wide Web Consortium, organizzazione ufficialmente deputata allo sviluppo degli standard tecnologici per il Web

L’utilizzo di XML presenta numerosi vantaggi, tra cui:

• la possibilità di codificare un numero illimitato di documenti appartenenti alla stessa tipologia, secondo una sintassi comune (o DTD, Document Type Definition), che consiste, essenzialmente, nel creare un insieme di tag che riflette la struttura logica del documento
• la garanzia di raccogliere, ordinare, gestire e migrare i dati, senza perdita di informazioni, grazie al fatto che il contenuto è fisicamente separato dal sistema di rappresentazione;
• l’intelligibilità dei dati, codificati in un formato indipendente da qualsiasi ambiente hardware e software di utilizzo. Ciò garantisce l’interoperabilità e la portabilità interpiattaforma delle informazioni, aumentandone, nello stesso tempo, le potenzialità di accesso
• la possibilità di accedere e consultare ogni tipologia di risorsa archivistica in un ambiente comune (XML)

XML può essere utilizzato dagli operatori dei beni culturali come formato di scambio dei dati, favorendo, con il trattamento on line delle risorse, le politiche di conservazione e valorizzazione del patrimonio documentario adottate dai responsabili degli archivi.
Con XML si potenziano i servizi per gli archivi: è possibile non solo codificare la descrizione delle fonti ma anche associare ai metadati descrittivi la riproduzione digitale dei documenti, o realizzare, elaborando fogli di stile specifici, inventari a stampa tradizionali (in formato PDF)