xDams rende disponibili i seguenti servizi:

• la gestione di database archivistici su server online, in modalità Internet o Intranet, attraverso l’adozione di protocolli web di “storage” e trasmissione dei dati
• la differenziazione delle modalità di accesso al sistema
• la memorizzazione e l’associazione alle schede descrittive dei materiali digitali

La piattaforma si compone di sottoinsiemi descrittivi, composti da autonome banche dati XML, collocate in apposite  directory del “database server”.  In particolare la struttura è organizzata in:

• banche dati per la descrizione dei singoli fondi documentali
• authority files, comuni a tutte le banche dati documentali, relativi a temi, nomi di persona, nomi di luogo.

A ciascuna  scheda descrittiva possono essere allegati uno o più file digitali di diverso formato: immagini, filmati, musica, documenti. Tutti gli allegati vengono salvati dentro una struttura di directory del “file server”, creata automaticamente dal sistema, parallela a quella dei files XML di descrizione.

xDams integra in un unico “ambiente” di sviluppo  le funzionalità di gestione delle singole banche dati e le funzionalità di accesso e fruizione del sistema informativo.
L’ancoraggio ad un unico authority centrale e la condivisione della struttura informativa di descrizione del contenuto consentono una immediata integrazione di archivi eterogenei, la disponibilità di indici comuni e strumenti di ricerca condivisi.

Diverse le funzionalità di accesso alla piattaforma. Con xDams si può:

inserire, modificare a distanza, online,  dati e schede descrittive (modalità operativa)
definire e controllare la lista e le proprietà degli archivi, la struttura, gli utenti e i loro privilegi, i livelli di accesso alle informazioni (modalità di gestione)
consultare online gli archivi conservati (descrizioni archivistiche e documentazione digitale allegata)

La navigazione delle banche dati prevede  quattro modalità:

• la ricerca libera su tutte le schede descrittive
• la consultazione di liste controllate di parole chiave (persone, enti, luoghi) e dei dizionari di campo;
• la consultazione degli authority files e la ricerca negli archivi delle schede descrittive collegate alle liste di autorità
• la navigazione della struttura gerarchica di un singolo fondo archivistico

Selezionando la singola unità di descrizione è possibile visualizzare:

la scheda descrittiva breve, con gli elementi identificativi essenziali;
la scheda descrittiva completa di tutte le informazioni inserite dallo schedatore;
gli allegati digitali eventualmente associati

Per le funzioni di gestione xDams consente di:

• riordinare gli  archivi (spostare  singoli rami o selezioni di schede, rinumerare  tutto o parte della banca dati, eliminare e inserire livelli descrittivi)
• esportare in XML l’intero archivio o parte di esso
• stampare la singola scheda, l’inventario di una sezione, l’intero archivio per la pubblicazione.

Per le funzionalità di  stampa la piattaforma permette di:

• definire  in modo personalizzato  la lista dei campi da stampare (es. elenco per consistenza, elenco per collocazione, elenco per numerazioni, etc,.) e il layout grafico,  stampare l’esito di una ricerca, il ramo, la scheda selezionata, etc.)
• salvare il documento in formato pdf