Per il trattamento descrittivo della documentazione audiovisiva la piattaforma di catalogazione xDams ha tenuto conto delle “Cataloguing Rules For Film Archives” pubblicate nel 1991 dalla FIAF, la Federazione internazionale degli archivi di film.

In assenza di un vero e proprio standard descrittivo normativo per il trattamento della documentazione delle immagini in movimento è stata elaborata una specifica DTD di riferimento coerente con il modello adottato per la descrizione dell’archivio fotografico. Gli specifici campi descrittivi previsti nelle norme FIAF sono stati “mappati” con gli elementi descrittivi del modello dati EAD.

Dalle regole FIAF è stato assunto il principio della separazione dei dati identificativi del singolo documento audiovisivo dalle informazioni di carattere tecnico su ciascuna copia di film conservata in archivio. Nella sezione di descrizione fisica del materiale (l’area definita di “magazzino”) la scheda xDams ha adottato e adattato gran parte degli elementi previsti nel modello FIAF; per il trattamento dei dati di contenuto, decisivi per l’accesso al materiale e assenti nelle norme FIAF, sono state realizzate due aree distinte: una per la descrizione dei soggetti, luoghi e persone (le chiavi di accesso), un’altra per la descrizione delle sequenze.

Anche per la descrizione del materiale di corredo, degli strumenti di ricerca utilizzati nel corso della catalogazione (circoscritta ad un generico campo di note nelle norme FIAF) è stata sviluppata in un’ampia sezione sulla documentazione collegata e complementare (fonti, unità di descrizione collegate, mostre, bibliografia, bibliografia in rete)

La maschera di descrizione del materiale audiovisivo è articolata in 7 aree:

• Identificazione (Area dell’identificazione)
• Descrizione fisica (Area della descrizione fisica del materiale)
• Contenuto e struttura (Area delle informazioni sul contenuto
• Sequenze (Area di descrizione delle sequenze)
• Accesso (Area delle informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione)
• Documentazione (Area delle informazioni sulla documentazione collegata e complementare)
• Note e compilazione (Area delle note e della compilazione)

L’area dell’identificazione raccoglie tutti gli elementi descrittivi utili alla identificazione univoca del documento audiovisivo. E’ articolata in:

• Identificazione: livello, tipologia, genere, stato, titolo testata/serie, numero, visibilità della scheda
• Titoli: titolo proprio, complemento del titolo, numero, titolo attribuito, fonte dell’attribuzione, varianti del titolo, tipologia del titolo variante
• Responsabilità principale: regia
• Edizione: lingua, nazionalità, edizione/versione, data di edizione,secolo, data (gg/mm/aaaa), altre lingue
• Produzione e distribuzione: luogo di produzione, produttore, casa di produzione, anno di produzione, distribuzione, luogo di distribuzione, anno di distribuzione
• Altre responsabilità: persone (qualifica), enti/società (qualifica).

L’area della descrizione fisica del materiale raccoglie tutti gli elementi descrittivi utili alla identificazione della copia di catalogazione, alla descrizione fisica del documento audiovisivo, alla tipologia di copie conservate in archivio. E’ articolata in:

• Copia di catalogazione: identificativo della copia, durata, cromatismo, sonoro, Url allegato digitale, time code
• Magazzino: in questa sezione si inseriscono le informazioni sul materiale audiovisivo conservato in archivio: è articolata in tre sottosezioni per la descrizione delle copie in pellicola, video, file digitale. Ciascuna sottosezione permette di definire dettagliatamente le caratteristiche specifiche materiali di ciascuna copia posseduta. Ad es. per la sezione pellicola i campi sono: tipologia di materiale, base/supporto, formato, unità fisica, completo/incompleto, lunghezza, audio, tecnica suono, tipologia colonna, formato immagine, cromatismo, sistema colore, numero inventario, tipo e identificativo dell’unità di conservazione, nota all’unità di conservazione, collocazione, note tecniche, titolo proprio della copia, edizione.

L’area delle informazioni sul contenuto insieme a quella successiva di “Sequenze”, è dedicata alla descrizione del contenuto del documento audiovisivo. E’ articolata in:

• Abstract
• Dati analitici: notizie storico-critiche, altra datazione, forma visualizzata, secolo, da…a.
• Personaggi e interpreti: interprete, ruolo
• Chiavi di accesso: persone, luoghi, temi

L’area di descrizione delle sequenze prevede campi per la catalogazione delle immagini e completa in modo esaustivo, dopo l’individuazione delle parole chiave, il contenuto del documento filmico. E’ costituita da blocchi ripetibili di descrizione delle immagini: numero, descrizione, note, time code.

L’area delle informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione raccoglie tutti gli elementi descrittivi utili alla definizione delle condizioni di accesso ed uso del materiale, alla storia della raccolta e della sedimentazione in archivio della documentazione audiovisiva conservata. E’ costituita da condizione giuridica e vincoli: acquisizione del materiale, condizione giuridica, restrizione di accesso, storia della condizione, copyright.

L’area delle informazioni sulla documentazione collegata e complementare permette di collegare le schede descrittive dei diversi documenti e fondi d’archivio (audiovisivi/fotografici), indicare il materiale di corredo disponibile nell’istituto, identificare tutte le pubblicazioni (libri, articoli, siti web etc.) utilizzate per la ricostruzione storica del materiale descritto. E’ articolata in:

• Schede correlate: rimandi, riferimenti
• Fonti archivistiche: fonti
• Bibliografia: Monografie e periodici (autore, titolo, edito in, luogo di pubblicazione, editore, data di pubblicazione, pagine) bibliografia in rete (titolo/soggetto, data di consultazione, URL)
• Mostre: titolo, luogo, sede espositiva, data, ente organizzatore, note

L’area delle note e della compilazione è dedicata alle informazioni sulla catalogazione del documento audiovisivo. E’ articolata in:

• Note: note, nota dell’archivista
• Informazioni sulla descrizione archivistica: funzionario responsabile, azione, data, responsabile