Il modello di archivio storico adottato prevede una descrizione in più livelli in grado di rappresentare il fondo e le sue suddivisioni: ciascuna unità del complesso documentario è collocato all’interno dell’albero gerarchico.

Sono state  previste tre maschere descrittive, attivabili con la selezione del livello gerarchico della scheda:  la maschera di fondo, dei livelli intermedi (“subfondo”, “sezione”, “serie”, “sottoserie”) dei livelli inferiori (“unità archivistica”, “sottounità archivistica” e “unità di conservazione”)

In generale le aree descrittive della scheda di unità archivistica xDams sono:

• Identificazione (Area dell’identificazione)
• Contesto (Area delle informazioni sul contesto di provenienza)
• Contenuto e struttura (Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura)
• Accesso (Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione)
• Documentazione(Area delle informazioni relative alle documentazione collegata e complementare)
• Note e compilazione (Area delle note e compilazione)
• Allegati digitali (Area degli allegati digitali)

Identificazione (Area dell’identificazione)
In modalità di editing (inserimento o modifica dei dati), la prima area da compilare è l’Area dell’identificazione suddivisa in sette sottoaree:

• identificazione dell’unità: livello di descrizione (fondo, serie, sottoserie, unità archivistica, unità documentaria, altro livello da specificare), visibilità della scheda, visibilità delle immagini, codice identificativo (assegnato dal sistema), tipologia, corda
• descrizione specifica: numero, specifiche sul materiale
• denominazione: titolo, codice di classificazione, integrazione al titolo/intestazione originale, riferimenti per la consultazione
• cronologia: estremi cronologici, data topica, integrazione alla data
• segnature: segnatura, segnatura precedente, segnatura provvisoria
• descrizione fisica: consistenza (tipologia, quantità)
• localizzazione: luogo

Contesto (Area delle informazioni sul contesto di provenienza)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

• provenienza: soggetto produttore (ente, persona, famiglia). I soggetti inseriti incrementano i rispetti authority. Il simbolo L collocato a fianco della form consente di accedere direttamente all’authority
• storia istituzionale: informazioni di natura istituzionale sull’archivio
• storia della custodia: informazioni sulla storia della conservazione dell’archivio
• modalità di acquisizione: informazioni storiche su tempi e modalità di acquisizione dell’archivio

Contenuto e struttura (Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

• descrizione del contenuto
• allegati: oggetto, data, tipologia, quantità, materiale a stampa allegato (autore, titolo, editore)
• stato della documentazione: criteri di valutazione e scarto, incrementi previsti
• criteri di ordinamento: osservazioni di natura archivistica
• chiavi di accesso: enti, famiglie, luoghi, nomi, temi. Le chiavi di accesso inserite incrementano i rispettivi authority. Il simbolo L posto accanto alla form consente di accedere direttamente all’authority

Accesso (Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

• condizioni di accesso: norme e regolamenti che regolano la consultazione e la riproduzione
• lingua della documentazione
• stato di conservazione
• altri strumenti di ricerca

Documentazione (Area delle informazioni relative alle documentazione collegata e complementare)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

• documentazione d’archivio collegata: esistenza e localizzazione di originali, copie, altre unità di descrizione collegate o separate
• riferimenti bibliografici: indicazioni su autore, titolo, edizione

Note e compilazione (Area delle note e della compilazione)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

• note: nota generale e nota dell’archivista
• informazioni sulla descrizione archivistica: funzionario responsabile, registrazione del responsabile dell’inserimento, registrazioni di tutte le modifiche della scheda (responsabile e data)

Allegati digitali (Area degli allegati digitali)
Questa area è dedicata all’eventuale indicazione di materiale digitale correlato alle descrizione. È il caso, ad esempio, di materiale documentario cartaceo o fotografico acquisito in formato digitale (estensione JPG) per consentirne la consultazione da remoto senza utilizzare il supporto originale.
Nella scheda possono essere indicate:

• denominazione del gruppo: la denominazione di gruppo di un insieme di allegati digitali
• denominazione elemento (ripetibile): la denominazione di un singolo allegato digitale
  percorso: la URL del file digitale.