L’Accademia ha scelto xDams per ridisegnare il sistema di trattamento e gestione del proprio patrimonio documentale, con l’obiettivo di favorire l’interazione tra utenti interni ed esterni ed integrare le numerose banche dati possedute: dall’archivio storico all’archivio fotografico, dalla biblioteca all’archivio di etnomusicologia, dal museo strumentale all’archivio audiovisivo e delle registrazioni sonore, dall’archivio di iconografia all’archivio della rassegna stampa.

La soluzione scelta da Regesta.exe per gli archivi di Santa Cecilia ha tenuto conto, sin dall’inizio, dell’esigenza espressa dall’Accademia di inventariare, descrivere, valorizzare il proprio patrimonio documentario attraverso i servizi interni della Bibliomediateca e attraverso la rete, della necessità di adottare un sistema web-based per la gestione e la fruizione del materiale d’archivio in grado di coniugare necessità operative dell’accademia (organizzazione di eventi e concerti) ed esigenze gestionali, di “knowledge management” dell’intera struttura.
Regesta.exe ha quindi messo a punto una serie di applicativi, fruibili attraverso il canale web, per la catalogazione e la consultazione del materiale d’archivio, la gestione e fruizione delle informazioni e della documentazione prodotta dall’accademia (fotografica, audiovisiva, rassegna stampa) sulle attività di programmazione del calendario degli eventi culturali e della stagione concertistica annuale.

Nella piattaforma documentale tutte le informazioni sono trattate e codificate in base a standard nazionali o internazionali (XML per lo scambio, EAD per la codificazione in XML dei metadati descrittivi, ISAD, ISAAR, FIAF, Scheda F, Scheda OA per le descrizioni catalografiche, MAG per gli allegati digitali).

La normalizzazione delle informazioni contenute nelle diverse banche dati, l’integrazione tra le diverse applicazioni, la “migrazione” dei dati (le descrizioni bibliografiche in formato UNIMARC dal polo capitolino, i dati archivistici da Access e SQL server) in un comune ambiente di archiviazione, la creazione di una authority centralizzata in grado di permettere una ricerca tra i diversi archivi posseduti, e di far dialogare la memoria conservata con il flusso informativo e documentario continuamente prodotto dall’Accademia nel corso della sua attività giornaliera: queste sono state le linee guida del progetto che Regesta.exe ha sviluppato e realizzato nella piattaforma informativa intranet-internet per la gestione degli archivi digitali, della cronologia dei concerti e degli eventi, degli autority file dell’Accademia.

Il progetto ha realizzato due sistemi di fruizione “interna” degli archivi e delle applicazioni, differenziati da diverse modalità di accesso e da servizi offerti:

• il portale Intranet consente un accesso differenziato ai singoli utenti della rete interna (con un database su aree operative di appartenenza o in funzioni svolte)
• la Sala di lettura della Bibliomediateca permette ad utenti esterni la consultazione dei materiali che l’Accademia decide di volta in volta di “pubblicare”.

La sala di consultazione è stata concepita come un modulo dinamico in grado di far interagire attività correnti dell’Accademia e attività di conservazione e valorizzazione del patrimonio, gestione, catalogazione degli archivi e pubblicazione dei contenuti, in vista dell’esposizione on line del patrimonio sul portale dell’accademia.